エンジニアが中途採用業務を担当するにあたって改善したこと

もうすぐ8月で猛暑も超えて酷暑の季節になりましたね🥵
毎日エアコンで涼みながら最近はEMとして仕事している「みうら」です。お久しぶりです。

前回私の書いたブログ記事では、採用活動に関わっていたと記載していました。
転職活動や選考フローへの参加は自身でも行ったことはあるのですが、実は採用活動を業務の中心として活動した経験はなく、初めての経験でした。
そんな採用ビギナーな私でしたが、前期では私が関わった採用活動で数名エンジニアがありがたいことにジョインしてくれました🙌
ということでその中途採用活動をする際に行ったことを一部紹介しようと思います。

エンジニア採用の方法

これを見ている方はエンジニアだと思うので大体イメージついている方は多いと思いますが、少しエンジニア採用の方法を紹介します。
弊社では主に大きく分けると3つの方法で行っています。

ダイレクトリクルーティング
- Findy/Wantedly/Green/forkwell…といった転職マッチングサービス。
- サービス上で企業が候補者を探してメールのやり取りをするサービス。
- 会社と個人を直接繋いでやり取りできるのが特徴。
転職エージェント
- レバテック/Geekly/リクルート…といった転職エージェントサービス/企業。
- 会社と個人の間に仲介で入ってくれることで、会社と個人間のマッチングコストを担ってくれるのが特徴。
自社サイト採用/リファラル採用
- 自社のHPからの応募や、社員紹介から会社と個人を直接繋いでやり取りする、他社を挟まない形の採用。
- コストが安かったり、リファラルだと入社後の期待値が合いやすいなどが特徴。

エンジニア採用に参加した時に感じた課題

採用に参加した時は右も左も分からず、まずは内定を取るために候補者の方々をリストアップし、いわゆる母集団形成から始めたのですが、進めていくうちに弊社の採用業務には以下のような課題があることに気づき始めました。

採用担当の残業が多い
求人票が整備されておらず記載内容がバラバラ
二次選考突破率が低い
採用の進め方が定型化されていない

リクルーターからすると残業が多かったり業務フローが整っていないことはあるあるなのかもしれませんが、採用業務全体として工数観点での改善点があったり、フォーマットが揃っていないことで余計に工数が掛かっていたり、工数や業務フローを改善しなければより上の採用業務は行えない感触をその時は感じていました。

採用戦略の策定と改善

課題は多く見つかったので、あとはどう解決していくかです。
上記課題を踏まえて、以下を戦略として進めていました。

工数と時間削減
募集(母集団)を増やす
選考体験の改善

特に、エンジニア採用は工数がかなり掛かることがわかったので、
まずは工数と時間削減から改善することにしました。
業務としては内定を取らないといけないのですが、まずは既存の業務を改善しないと内定を得ることが難しいと強く感じていました。
上記の戦略を元に、前期の採用活動では多くの改善を行いましたが、紹介しきれないので、今回は戦略の内、「工数と時間削減」で行ったことについて紹介します。

工数と時間削減

採用には候補者1名に対してもかなり人と工数が掛かっています。
弊社では最終選考までに大体以下の工数が候補者1名辺りに掛かっています。

スカウター: 15分
リクルーター: 4時間
エンジニア3名: 4時間
マネージャー: 1時間
CTO: 1時間

約10時間！今回改めてまとめてみましたが、かなりの工数が掛かっていますね…！😰
内定までとなるともう3〜4時間ほどは工数が掛かることでしょう。
これを減らしたり、スムーズにするといった改善をすることは、とても重要で大きい話になってくるわけです。

候補者とのスケジュール調整簡略化

今までのフローだとメールのやり取りの途中で、eeasyという日程調整ツールをスカウターから採用チームに発行してもらわないといけなかったのですが、実はこれに問題がありました。

スカウト送信時に日程調整URLを送れず、候補者から面談参加希望をもらった後に発行するため、メールやり取りに時間が掛かる
日程調整URLを発行するためだけで採用チームに依頼が必要となり、時間が掛かる

日程調整に採用チームを挟むことで無駄な工数と時間がかかっていたということです。ここはスカウト送信と同時に日程調整URLを送ることで改善できないかと考えていました。

改善のためにeeasyのプランを変えたり他のツールも検討したのですが、Googleワークスペースを契約していたこともあり、追加費用無しで使えることもあって、Googleカレンダーの予約スケジュールで対応しました。

support.google.com

細かい設定部分で融通が効かず、使いづらい部分もありますが、今の所問題なく使えており、スカウターが採用チームをまたずに素早く日程調整ができるようになっています🙌

エンジニアが送っていたスカウトをやめ、スカウターからスカウトを実施

ダイレクトスカウト媒体では、エンジニアが直接スカウトを送るほうがよいだろう、という判断の元、エンジニアがスカウトを送信するルールが有りました。しかし、ここにも問題がありました。

というのも、エンジニアは本来メールを書くのに慣れていないんですね。一筆メールを書くのにも時間が掛かりますし、スカウトが本来の業務でもない…スカウトメールを書くより開発したい思いがありスカウトメール作成も上達しない…ということで、廃止しました。
代わりにエンジニアは候補者のチェックに専念し、専門のスカウターがスカウトメッセージを送るように変更しました。

このおかげでスカウト通数を増やすことができ、エンジニア側の負担も減らせてwin-winで良かったと思います🙌

採用チームにコーディネーター職を定義

社内には採用担当としてリクルーター職が存在するのですが、そのリクルーター職がコーディネーター業務として、候補者との調整業務も行っていました。これも課題のポイントでした。
これが原因でリクルーター職の残業時間がとても多い状況となっていたり、本来行いたい改善業務に集中出来ない問題がありました。
これを改善するために、採用のアシスタントの方にコーディネーター業務の教育を実施し、リクルーターの調整業務をコーディネーター職に移管しました。

朝会15分の認識合わせをするだけで、リクルーター職の負担を減らし、リクルーター職が行うよりも候補者との調整業務をよりスピーディにするように変えました🙌

現在は体制が少し変わってしまったため、当時のコーディネーターの運用はそのままとはいかないのですが、現在もアシスタントの方はコーディネーター業務を活かしてもらっています。